Uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej są podstawową formą ustalania praw i obowiązków zarówno dla Właścicieli lokali jak i dla Zarządu Wspólnoty. Ustawa o własności lokali zobowiązuje Właścicieli zrzeszonych we Wspólnocie Mieszkaniowej do corocznego przegłosowywania co najmniej trzech uchwał:

  1. Przyjęcia/Odrzucenia sprawozdania finansowego za rok, który minął
  2. Udzielenia/Nie udzielenia absolutorium dla Zarządu Wspólnoty
  3. Przyjęcia/Odrzucenia Planu gospodarczego na rok bieżący

Oprócz obligatoryjnych uchwał każda Wspólnota w dowolnym momencie roku może podejmować decyzje gremialne poprzez głosowanie pod uchwałami celowymi. Tu trzeba dodać, że Zarząd Wspólnoty w ramach tzw. „zwykłego zarządu” nie może podejmować żadnych inwestycji (po za tymi przegłosowanymi w Planie Gospodarczym) i nie może samodzielnie wprowadzać regulacji wewnątrz wspólnotowych np. zmieniać obowiązujących we Wspólnocie regulaminów, udzielać pozwoleń na przebudowy lokali ingerujące w nieruchomość wspólną itp.. Do tego potrzebne są osobne uchwały – przegłosowane przez właścicieli reprezentujących większość udziałów lub większość głosów.

Papier kontra elektronika

Dotychczas podstawową formą głosowania pod uchwałami było oddawanie głosu na papierowych kartach do głosowania oraz na papierowych listach do głosowania (od list odchodzi się ze względu na uciążliwości związane z wypełnieniem wymagań stawianych przez Ustawę dotyczącą ochrony danych osobowych).

papierowa karta do głosowania pod uchwałami Wspólnoty MieszkaniowejPapier ma swoje plusy, ale ma też minusy, które utrudniają sprawne zebranie wystarczającej liczby głosów do podjęcia uchwał. Podstawową „wadą” papierowych kart do głosowania jest logistyka. Bo karty do głosowania trzeba odebrać ze skrzynki lub na poczcie. Trzeba je wypełnić, a następnie wrzucić do skrzynki administracyjnej albo nadać listem na poczcie. Czas oraz wysiłek potrzebny na odesłanie kart zniechęca. Dlatego głosowanie często odkładane jest na później. W międzyczasie karty do głosowania się gubią. W finale efekt jest taki, że głosowania we Wspólnocie trwają miesiącami. A bez przegłosowanych uchwał zarząd i administracja mogą tylko łatać sytuacje awaryjne – wszystko inne stoi i czeka (a to jest niekorzystne! Choćby ze względu na rosnące ceny towarów i usług).

elektroniczna forma głosowania pod uchwałami Wspólnoty MieszkaniowejAlternatywą dla papierowych kart do głosowania jest zorganizowany system oddawania głosów poprzez zabezpieczony loginem i hasłem program komputerowy – głosowanie przez e-kartotekę. Ta forma oddawania głosów jest łatwa, bezpieczna i znacznie przyśpiesza cały proces podejmowania decyzji wewnątrz Wspólnoty.

Łatwa – bo wystarczy w przeglądarce internetowej zalogować się na swoje konto e-kartoteki i oddać głos klikając w przycisk

Bezpieczna – bo Właściciel lokalu może w e-kartotece sprawdzić czy ktoś nie oddał za niego głosu i wszcząć procedurę reklamacyjną. Każdy głos oddany przez e-kartotekę zawiera zapis daty oraz IP komputera z którego zagłosowano, co ułatwia reklamację.

Znacznie przyśpiesza przegłosowywanie Uchwał – bo można rozpocząć głosowanie niemal natychmiast po opublikowaniu Uchwały w e-kartotece. Nie trzeba czekać na rozdystrybuowanie papierowych kart, na ich zwrot. Nie trzeba powtarzać dostarczania zagubionych kart do głosowania. W e-kartotece można nic się nie zgubi, a oddanie głosu sprowadza się do kliknięcia.