Ze Wspólnotą Mieszkaniową powiązane są dwa określenia: zarządzanie i administrowanie. Wiele osób uważa, że te pojęcia są zamienne i oznaczają to samo. Tymczasem różnią się one zasadniczo i to nie tylko nazwą. Bardzo ważnym, wręcz podstawowym aspektem odróżniającym te pojęcia jest zakres odpowiedzialności za podejmowane decyzje i działania. Ale po kolei.

Czym jest zarządzanie nieruchomościami?

 
Nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych mogą zarządzać:

1. osoby wybrane z pośród właścicieli lokali należących do wspólnoty – w takim przypadku prawo nie nakłada na te osoby obowiązku posiadania odpowiednich uprawnień
2. osoby posiadające licencję zarządcy nieruchomości. Osoby te wykonują czynności związane z zarządzaniem odpłatnie na zlecenie właściciela nieruchomości.

Zarządzanie nieruchomością obejmuje dużo szerszy zakres czynności w porównaniu z administrowaniem. Zarządca musi aktywnie zarządzać majątkiem właściciela nieruchomości. Do jego obowiązków należy między innymi podejmowanie decyzji i dokonywanie czynności, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania, oraz właściwej eksploatacji. W zakres tych czynności wchodzi również bieżące administrowanie nieruchomościami.

Osoby, które posiadają uprawnienia do zarządzania nieruchomościami powinny stworzyć plan zarządzania nieruchomością. Sporządza się go w celu:

• przeprowadzenia analizy istniejącego stanu nieruchomości,
• planowania uzasadnionego inwestowania w nieruchomość,
• planowania realizacji założeń, które postawił właściciel nieruchomości.

Dokument pomaga właścicielowi i zarządcy podejmować decyzje związane z daną  nieruchomością.

W naszym kraju pojęcie planu zarządzania nieruchomością stało się popularne w związku z wymaganiami narzuconymi kandydatom ubiegającym się o licencję zarządcy nieruchomości. Każdy kandydat jest zobowiązany do wykonania określonej ilości planów jeszcze przed przystąpieniem do egzaminów i dokonania ich obrony podczas ustnego egzaminu.

W Polsce pomimo, że plan zarządzania nieruchomością jest niezwykle przydatny, to jednak nie jest zbyt doceniany. Rzadko kiedy jest wykorzystywany w zarządzaniu nieruchomością. Jego sporządzenie jest dość trudne i wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, dlatego też zarządcy mało kiedy go tworzą. Tym bardziej, że właściciele nieruchomości nie oczekują od nich takich planów, jak również nie płacą dodatkowo za ich sporządzenie.

Co robi Administrator nieruchomości?

Administrowanie nieruchomością to bieżące czynności, które związane są z obsługą nieruchomości. Do obowiązków administratora należy głównie dbałość o utrzymanie nieruchomości. Natomiast w gestii Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej pozostaje podejmowanie stosownych decyzji dotyczących nieruchomości. Można powiedzieć, że administrowanie jest pewnego rodzaju zarządzaniem nieruchomościami, ale w ograniczonym zakresie. Dotyczy jedynie załatwiania bieżących spraw i obejmuje czynności związane z utrzymaniem porządku, czystości, ściąganiem czynszu, rejestrowaniem i usuwaniem awarii, prowadzeniem korespondencji.

Często administrator nieruchomości jest mylony i nazywany zarządcą nieruchomości. Powodem jest fakt, że dopiero niedawno, 2 lata temu weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, w którym to rozporządzeniu został sklasyfikowany zawód administratora nieruchomości.

Administrowanie budynkami obejmuje usługi, do których należy:

• prowadzenie i aktualizacja spisu lokatorów (właścicieli i najemców),
• prowadzenie książki obiektu budowlanego i bieżącej dokumentacji technicznej danego budynku,
• kontrola nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku oraz na terenie posesji,
• organizacja zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
• stała współpraca z Zarządem Wspólnoty,
• prowadzenie uproszczonej księgowości,
• zlecanie i nadzór nad wykonywaniem przeglądów okresowych,
• nadzór nad pracami konserwacyjnymi i bieżącymi naprawami,
• monitorowanie i kontrola stanu technicznego budynku,
• kontrola realizacji umów związanych z dostarczeniem do budynku mediów: centralnego ogrzewania, wody, prądu, gazu, oraz wywozu nieczystości.

Administrator nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych

Na rynku mieszkaniowym działa sporo firm, które zajmują się administracją i zarządzaniem nieruchomościami. Mogą one działać w oparciu o dwa systemy zarządzania, czyli:

• w oparciu o umowę cywilno-prawną. Przy tej formie odpowiedzialność w stosunku do instytucji państwowych jest po stronie właścicieli lub wybranego Zarządu,
• w oparciu o art. 18.1 ustawy o własności lokali. Zarządca w stosunku do właścicieli jest odpowiedzialny za administrowanie nieruchomością.